Modul Diagnostik

Diagnosis untuk Perubahan

  Deskripsi

Anggota organisasi yang merasakan perlunya perubahan, mempunyai komitmen dan motivasi tinggi untuk melakukan. Perubahan ini tidak mungkin dilakukan oleh Dekan atau Dekanat sendirian.Seluruh anggota (sivitas akademika) fakultas kedokteran sebaiknya memahami perubahan, yang didahului oleh sekelompok agen perubah.Ketiga, dalam perubahaan selalu terjadi penentangan dan dukungan yang mempunyai risiko perpecahan dalam kelompok.Risiko ini perlu diperhatikan, sehingga dibutuhkan sebuah diagnostic untuk perubahan.

Tujuan pembelajaran

Setelah mengikuti modul ini, para peserta diharapkan untuk:

• Memahami manajemen perubahan, dan aspek komitmen serta motivasi;
• Memahami diagnosis dan analisis stakeholder untuk perubahan;
• Memahami cara melakukan identifikasi anggota yang mempunyai komitmen
• Memahami ketrampilan untuk memimpin perubahan dengan memilih agen-agen perubahan dan trampil dalam soft-skills.

 Isi:

• Manajemen Perubahan
• Analisis Stakeholder
• Komitmen dalam Penyusunan Rencana Stratejik dan agen-agen perubah
• Ketrampilan mengelola sumber daya manusia dalam perubahan
• Diagnosis

Diskusi:

Dalam rencana strategis yang disusun, perubahan apa yang dituju?

 FK saya akan berubah dari …………….menuju……….

Memahami Perubahan:

Diadaptasi dari

Organizational Change

Marc J. Roberts

Professor of Health Policy and Management, Harvard School of Public Health

Pengantar:

Perubahan lingkungan dan penyusunan rencana strategis membutuhkan kemampuan mengelola perubahan. Mengapa? Pertama; ada kecenderungan bahwa perubahan merupakan suatu proses yang dapat menimbulkan ketidaknyaman. Hal ini dapat terjadi di lembaga fakultas kedokteran yang biasanya cenderung konservatif. Kedua, perubahan membutuhkan suatu proses yang tidak mudah. Keengganan sebagian anggota untuk melakukan perubahan dapat menjadikan fakultas kedokteran menjadi mandeg. Kemandegan ini dapat lebih mudah terjadi andaikata yang enggan berubah adalah para pemimpinnya. Ketiga, harga yang harus dibayar untuk kegagalan berubah adalah momentum dan ketertinggalan dari lembaga lain yang berubah.

Di lingkungan perguruan tinggi kedokteran, perlu dilakukan proses perubahan yang sistematis mulai dari  mobilisasi untuk perubahan sampai melakukan monitoring dan evaluasi terhadap perubahan. Mobilisasi perubahan adalah suatu fase dimana lembaga pendidikan kedokteran memulai perubahan dengan inisiasi dari pemimpin yang diikuti oleh para agen-agen perubahan di bagian-bagian, pusat-pusat kajian dan unit-unit lainnya. Ada kemungkinan terjadi kegagalan pada fase ini.

Fase berikutnya adalah memahami lebih lanjut proses perubahan yang akan dilakukan dengan melakukan analisis mendalam mengenai berbagai hal, yang kemudian diikuti dengan perencanaan yang detil. Proses perencanaan ini menggunakan pendekatan manajemen strategis dan dilakukan secara berjenjang mulai dari lembaga fakultas sampai ke unit-unit pelaksananya.

Ada berbagai poin mengenai perubahan dari  Marc Roberts

Why Do Organizations Resist Change?

• Interest
• Habits and Paradigms
• Identity
• Anxiety
  

Interests As a Source of Resistance to Change

• New ways of doing work often require new skills or expertise
• Those who have the new skills gain power, prestige, etc.
• Those who do not loose out and thus have reason to resist new technology, systems and practices
• Learning new technology/methods takes time and effort workers may not want to expend

Habits and Paradigms & Resistance to Change

• Human beings rely on habits, paradigms and routines to minimize the need for thinking
• Existing routines are comfortable and familiar
• Even non-functional routines allow employees to feel competent and know their place
• People often discount evidence that is inconsistent with beliefs or dismiss it as an exception

Identity and Resistance To Change

• Workers (especially professional) gain much of their sense of self from their work
• That identity includes ideas of what tasks are appropriate and how tasks should be done (e.g. “I am a ___ and ___ is not my job”)
• Asking workers to assume or give up certain tasks may be very threatening to their sense of identity

Anxiety and the Fear of Change

• When organizations have a need to change individual members can be very uncertain about how they will be effected
• That uncertainty produces anxiety
• That anxiety may be justified  - change does hurt some
• In the absence of information about the future, fear, fantasy and worst-case ideas will fill the gap

Stages of Reaction to the Need for Change – As suggested by Kubler-Ross’ work on patients’ reactions to their impending death!

• Repression, rejection, denial
• Bargaining
• Anger
• Depression
• Acceptance

How Can Managers Help Workers Cope with Change?

• Justify/motivate the need for change
• Minimize uncertainty/anxiety
• Defend legitimate interests
• Deal with feelings about the past
• Encourage emotional commitment to the future

Justifying/Motivating the Need for Change

• A resource crisis can help
• Crises can be created – or at least highlighted
• Changing external pressures need to be explained
• Connect new practices to on-going values of the organization
• “Reframe” issues to fit existing ideas and paradigms

Minimize Anxiety

• Communicate aggressively about what will happen
• Counteract rumors
• Give employees opportunity to express their feelings
• Maintain personal contact and include staff in the process of transition planning

Respect Legitimate Interests

• Work for transition plans that advantage as many employees as possible
• Foster training for new opportunities
• Offer “buy outs” and various forms of aid to those who loose jobs
• Try to save/reward those who have done the most in the past

Deal with Feelings About the Past

• Celebrate past accomplishments
• Allow for morning the losses that change brings
• Preserve stories and symbols 

Encourage Emotional Commitment to the Future

• Vision as a way to facilitate change
• Workers trust in their managers needs to be built up before the crisis
• Reframe the issue from “death” to “birth”
• Focus on new possibilities

Final Points

• Organizations will not change just because we want them to
• People act both based on both rational gains/losses and on other motives, feelings and beliefs
• Good managers use a variety of tools to facilitate change

A LEADER IS SOMEONE WHO TAKES RESPONSIBILITY FOR WHAT ACTUALLY HAPPENS

Analisis Stakeholder

Dalam melakukan perubahan diperlukan analisis stakeholders.Analisis stakeholders merupakan suatu analisis terhadap konflik kepentingan antar stakeholders dan pengaruh masing-masing stakeholders. Dalam melakukan Analisis stakeholders, kita harus memperhatikan dan melakukan identifikasi siapa aktor (stakeholders) yang ikut berperan/bermain pada isu perubahan. Kemudian kita analisis peran masing-masing:

1. Aktor/stakeholders: Sebutkan pihak-pihak yang mengetahui masalah perubahan yang sedang dianalisis
2. Peran aktor/stakeholders: Apa peran aktor dalam mengatasi masalah akibat perubahan;
3. Motif atau kepentingan aktor: Menjelaskan motif atau kepentinan akan perubahan yang ada.
4. Pengaruh: Bentuk-bentuk pengaruh yang dimiliki oleh aktor dalam proses pengambilan keputusan di lembaga pendidikan kedokteran, dan bagaimana pengaruh tersebut dimanfaatkan misalnya: menekan pembuat kebijakan, menyediakan bukti-bukti untuk pengambilan keputusan, dsb)
5. Sumber daya (power) yang dimilik aktor: Menjelaskan sumber daya apa yang dimiliki oleh aktor sehingga dapat mempengaruhi perubahan: Misal: Punya otoritas, punya uang, punya data, punya keahlian, dsb)
6. Tempat kedudukan: Menjelaskan tingkatkedudukan aktor dan pengaruhnya sampai ke tingkat yang mana
7. Konflik kepentingan antar aktor: Membahas adanya konflik kepentingan antar aktor

Pentingnya melibatkan stakeholder dalam perubahan; 

1). Substansi:

1. Pelajari kemungkinan masalah implementasi
2. Identifikasi penolakan politis penolakan politis
3. Cari alternatif yang mungkin

2). Proses:

• Bangun konsensus dan kepercayaan
• Tingkatkan legitimasi di mata orang luar
• Komunikasikan kebijakan pada mereka yang terkena dampak

Komitmen dalam Penyusunan Rencana Stratejik dan agen-agen perubah

Komitmen merupakan konsep perilaku perorangan yang sulit didefinisikan. Kanter (1968) menyatakan bahwa komitmen menggambarkan kesediaan pelaku sosial memberikan tenaga dan kesetiaan kepada sistem sosial. Porter dkk, (1974) memberikan batasan mengenai komitmen organisasi yang merupakan besarnya kekuatan identifikasi seseorang terhadap sebuah organisasi dan keterlibatan di dalamnya. Komitmen dengan sifat tersebut dipengaruhi sedikitnya oleh tiga faktor, (1) kepercayaan kuat terhadap tujuan organisasi dan nilai-nilainya; (2) kesediaan untuk memberikan tenaganya atas nama organisasi; dan (3) keinginan mantap untuk tetap menjadi anggota lembaga. Luthans (1996) menyatakan bahwa komitmen organisasi merupakan keadaan keinginan yang kuat para anggota organisasi untuk mengikatkan diri dalam sebuah organisasi secara sukarela dan berusaha secara keras untuk kepentingan organisasi.

Meyer dan Allen (1997) menyebutkan tiga dimensi komponen komitmen organisasi yaitu,

(1) komitmen afektif, yang melibatkan perasaan memiliki dan terlibat dalam organisasi;

(2) komitmen continuance yang berarti dimensi komitmen atas dasar biaya yang akan ditanggung oleh karyawan jika meninggalkan organisasi. Pada dimensi ini yang menentukan komitmen adalah faktor rasional bagi pertimbangan untung-rugi yang didapat anggota organisasi.;

(3) komitmen normative yang melibatkan perasaan karyawan untuk tinggal di sebuah organisasi. Dimensi ini melibatkan dedikasi seseorang untuk tinggal dalam sebuah organisasi.

Berdasarkan berbagai definisi tersebut, pada intinya komitmen merupakan kesetiaan para anggota dan pemimpin terhadap organisasinya. Komitmen merupakan proses yang berkelanjutan dengan para anggota organisasi masing-masing menyumbangkan kontribusi terhadap kemajuan organisasi mereka.

Ketrampilan mengelola sumber daya manusia dalam perubahan

Mengingat peranan yang berat seorang pemimpin dalam menyusun rencana strategis dan mengaplikasikan sistem manajemen strategis, perlu pemikiran mengenai persyaratan untuk menjadi pemimpin. Secara umum Ulrich menyatakan bahwa terdapat empat elemen kunci kemampuan yang sebaiknya dimiliki pemimpin yaitu, (1) menetapkan arah, (2) memobilisasi komitmen individu, (3) memicu kemampuan organisasi, dan (4) menunjukkan karakter pribadi.

 Gambar 2.1.  Apa yang dilakukan oleh pemimpin yang sukses?

Konsep yang dipaparkan Ulrich ini dapat dipergunakan untuk dekan fakutltas kedokteran.

• Soft-skills;

Dalam menjalankan fungsi sebagai dekan, ada berbagai ketrampilan yang diperlukan, antara lain:

• Manajemen Waktu;
• Komunikasi interpersonal;
• Memimpin rapat.

Silahkan klik berbagai bahan pembelajaran.

Diagnosis dalam perubahan

Harap alat bantu diagnosis untuk perubahan ini anda pergunakan untuk mengamati perubahan yang dilakukan

 1. Pimpinan fakultas mampu membangkitkan rasa keterdesakan untuk berubah di seluruh stakeholder kunci

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

2.Pimpinan fakultas mampu membentuk tim perubah yang kuat di fakultas

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

3.Pimpinan fakultas mampu membentuk tim perubah yang kuat di berbagai bagian dan unit

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

4.Pimpinan fakultas mampu menciptakan misi dan visi baru fakultas kedokteran yang mampu menggerakan seluruh sivitas akademika

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

5.Pimpinan fakultas mampu mengkomunikasikan misi dan visi baru ke seluruh sivitas akademika

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

6.Pimpinan fakultas mampu menangani resistensi terhadap perubahan yang ada di anggota fakultas

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

7.Pimpinan fakultas mampu memberdayakan Kepala Bagian/Kepala Pusat/ Dosen-dosen untuk menjalankan misi dan visi fakultas dan unit masing-masing

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

8.Pimpinan fakultas mampu merencanakan dan menciptakan pencapaian indikator keberhasilan jangka pendek

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

9.Pimpinan fakultas mampu mengkonsolidasi hasil perbaikan dan meneruskan perubahan

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
 

10.Pimpinan fakultas mampu untuk melembagakan perubahan dalam bentuk struktur baru

Uraikan jawaban anda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

Twitter