Langkah ini dilakukan melalui pendekatan Strategic thinking termasuk trend-watching. Kemudian dilakukan envisioning: menentukan misi dan visi serta value baru fakultas kedokteran. Misi dan visi ini dimulai dari level dekanat. Kemudian akan diturunkan ke level Bagian/Prodi/Pusat Kajian melalui proses penurunan.
Misi dan Visi
Pembahasan mengenai misi dan visi lembaga tidak akan lepas dari filosofi/values dan tujuan lembaga didirikan didirikan. Misi lembaga merupakan awal dari penetapan strategi. Misi akan diterjemahkan menjadi strategi yang dapat diukur hasilnya. Misi merupakan pernyataan mengenai mengapa sebuah lembaga ada. Menurut Kaplan dan Norton ada semacam kontinum dari misi sampai ke strategi sebagaimana terdapat pada gambar di bawah.
Misi organisasi
Misi organisasi pernyataan eksplisit mengenai tugas organisasi. Misi sebaiknya dapat menggambarkan tugas, cakupan tindakan yang dilakukan, pengguna lembaga yang harus dipuaskan dan nilainya. Dalam misi sering dirinci mengenai tujuan stratejik yang merupakan pernyataan definitif mengenai kriteria tujuan yang akan dicapai.
Beberapa karakteristik misi adalah sebagai berikut:
- Misi merupakan pernyataan tujuan organisasi secara luas, namun jelas batasannya. Pernyataan ini ditulis dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada seluruh sumber daya manusia yang melakukan kegiatan serta seluruh stakeholder.
- Pernyataan misi bersifat tahan lama. Tujuan organisasi, yang tercakup dalam misi tentunya tidak terlalu sering berganti. Dengan sifat misi yang dapat bertahan lama, maka sumber daya manusia dapat mempunyai komitmen terhadap tujuan lembaga.
- Misi sebuah lembaga sebaiknya menggarisbawahi keunikan lembaga.
- Pernyataan misi seharusnya mencantumkan jangkauan pelayanan dan pengguna.
Visi
Visi adalah gambaran keadaan lembaga di masa mendatang. Isi dalam pernyataan visi tidak hanya sebuah ide, namun sebuah gambaran mengenai keadaan masa depan, yang berpijak dari masa sekarang. Dalam pengembangan visi, terdapat dasar logika dan naluri, yang dipergunakan secara bersama-sama. Visi harus mempunyai nalar, dan memberi ilham bagi seluruh pihak terkait. Visi sebaiknya menyiratkan harapan dan kebanggaan kalau dapat dicapai.
Arti Visi dan hubungannya dengan strategi
Visi menciptakan gambaran mengenai masa depan. Sedangkan strategi menetapkan logika tentang cara pencapaian visi. Dengan demikian visi dan strategi merupakan hal yang saling melengkapi. Lebih lanjut dapat ditekankan bahwa pencapaian visi merupakan sesuatu yang dapat dirasakan dan terukur. Keterukuran ini yang sangat penting saat menyusun visi. Oleh karena itu penyusunan visi dapat dikaitkan dengan bagaimana indikator pencapaiannya.
Penulisan visi merupakan suatu seni yang tidak mempunyai aturan harus panjang atau pendek, mencakup berbagai hal secara komprehensif ataupun hanya sebagian saja. Akan tetapi yang patut diingat adalah bahwa penulisan visi harus menggugah semangat, inspirasi, dan membangkitkan komitmen staf.
Visi dan Leadership
Penyusunan visi tidaklah lepas dari adanya para pemimpin. Dalam hal ini pemimpin di lembaga tidak hanya satu ataupun direksi saja. Hal ini disebabkan lembaga tersusun atas berbagai instalasi ataupun unit yang berbeda namun saling terkait. Para pemimpin inilah yang akan mengajukan visi mengenai keadaan lembaga ataupun instalasi yang dipimpinnya. Henry Kissinger, mantan menteri luar negeri Amerika Serikat menyatakan:
Leadership must invoke an alchemy of great vision. Those who do not, are ultimately judged failures, even though they may be popular at the moment
Ungkapan Kissinger menegaskan bahwa pemimpin harus mempunyai visi yang akan dipakai oleh lembaga ataupun stafnya. Visi yang baik dari seorang pemimpin, akan selalu dipergunakan oleh penggantinya dalam mengembangkan lembaga. Dengan demikian memang adanya visi merupakan salahsatu persyaratan yang membuat pemimpin berbeda dari para manajer biasa.
Ada 3 hal utama yang membedakan pemimpin dengan manajer biasa yaitu: (1) Pemimpin mempunyai visi; (2) Pemimpin mempunyai keyakinan dan nilai-nilai dasar yang kuat; dan (3) Pemimpin mempunyai keberanian untuk bertindak agar visinya dapat terwujud. Tanpa adanya visi, seorang pemimpin akan dinilai sebagai orang yang tidak mempunyai arah ke depan. Sementara tanpa nilai-nilai yang baik seorang pemimpin dengan mudah menjadi orang yang jahat atau kejam namun berkuasa. Sementara tanpa keberanian untuk bertindak maka seorang pemimpin hanya dinilai sebagai orang yang banyak bicara tapi tanpa ada bukti nyata berupa tindakan dan hasilnya.
Bagi seorang pemimpin, visi yang dipunyainya bukan hanya sebuah ide semata. Visi bagi seorang pemimpin mengandung janji yang harus dibuktikan apabila diikuti oleh semua orang. Bagi pemimpin ada suatu pertaruhan untuk membawa lembaganya ke masa depan yang diharapkan lebih baik dibanding dengan masa sekarang. Dengan demikian visi yang dikemukakan oleh pemimpin dan dikembangkan bersama serta di adopsi oleh lembaga akan mempunyai berbagai fungsi. Visi akan memberi makna dalam kehidupan organisasi yang akan meningkatkan komitmen dari seluruh sumber daya manusia. Dalam menyusun komitmen ini tentunya para pemimpin yang melontarkan visi harus siap mengatasi rasa takut akan kegagalan dan harus berani menantang status quo.
Dalam mengembangkan visi, seorang pemimpin akan bergantung pada sifat kreatif, aspek informasi yang dimilikinya, dan tidak lupa ada aspek intuisi. Proyeksi keadaan masa mendatang memang tidak dapat ditentukan secara akurat, akan tetapi dapat disintesis.
Visi stratejik dapat digambarkan sebagai konsep keadaan masa depan yang diinginkan oleh lembaga. Lembaga haruslah merespon dengan mendayagunakan sumber-sumbernya untuk mencapai visi ini. Guna mencapai tujuan ini, ada berbagai hal yang perlu dicermati:
- Penulisan visi sebaiknya menggunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan mudah dimengerti. Elemen kunci suatu visi adalah adanya kenyataan bahwa visi mampu menerjemahkan hal-hal yang kompleks menjadi pernyataan yang dapat dimengerti.
- Penyusunan visi sebaiknya memperhitungkan jangkauan waktu. Dalam hal ini visi disusun ke masa depan dengan jangkauan waktu yang cukup lama untuk mengadakan perubahan dramatis, namun cukup cepat untuk mendapatkan komitmen dari anggota organisasi.
- Penulisan visi itu haruslah realistis, dapat dipercaya, serta mempunyai nalar. Penetapan visi sebaiknya memenuhi syarat sebab-akibat yang hipotetis. Sebagai contoh keadaan keuangan lembaga yang membaik akan dapat tercapai apabila mutu pelayanan semakin bertambah tinggi.
- Visi tersebut harus pula menciptakan suasana mendesak untuk dilaksanakan. Penulisan visi sebaiknya tidak berdasarkan pada formalitas dokumen, namun berdasar kebutuhan yang kuat.
- Visi yang ditulis dengan baik dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk mendapatkan konsensus yang solid bahwa visi tersebut merupakan hal yang dikehendaki dan dapat dicapai. Oleh karena itu pemimpin puncak harus dapat mengembangkan visi dan menggunakannya secara dinamis.
Seorang pakar menguraikan berbagai karakteristik sebuah visi:
- Visi haruslah memberi ilham, tidak hanya berupa sasaran-saran kuantitatif untuk dicapai tahun depan. Oleh karena itu visi biasanya tidak ditulis dalam angka kuantitatif.
- Visi harus jelas, menantang, dan mengarah ke pelayanan yang prima.
- Visi harus bermakna untuk pihak yang terkait, fleksible, dan berlaku untuk suatu periode waktu.
- Visi dapat mengalami perubahan, dan harus selalu ditantang terus.
- Visi merupakan lampu pengarah, yang sebaiknya harus dicapai oleh seluruh anggota lembaga.
- Visi harus dapat memberi kekuatan dan pemberdayaan bagi karyawan dulu, barulah ke pasien, dan pihak-pihak lain. Menarik bahwa di lembaga pemerintah, penyusunan visi sering dilakukan untuk menyenangkan pihak atasan, bukan sumber daya manusia.
- Visi bersifat mempersiapkan masa depan, namun tidak meninggalkan pengalaman masa lalu.
- Visi haruslah dapat terukur secara detil, bukan sesuatu yang abstrak. Dengan syarat ini maka pencapaian visi adalah sesuatu yang nyata dan terukur.
Values: Nilai-nilai atau ideology yang menjadi dasar sebuah lembaga.
Hasil pertemuan trendwatching
Merumuskan trend apa saja yang dapat mempengaruhi Misi, Visi, dan Values fakultas kedokteran. Trend apa saja yang dilihat:
- Politik dan ekonomi
- Perubahan ideology dan sistem kesehatan
- Regulasi di bidang pendidikan kedokteran, termasuk adanya UU Pendidikan Kedokteran dan UU Pendidikan Tinggi
- Pola Epidemiologi
- Globalisasi dan migrasi dokter
- Adanya BPJS dan ketimpangan geografis dalam penempatan dokter dan dokter spesialis.
- Desentralisasi Pelayanan Kesehatan
Proses di tahap ini menggunakan pendekatan sebagai berikut::
- Memahami perubahan lingkungan yang ada
- Melakukan penafsiran mengenai apa yang terjadi
- Menjadikan dasar untuk perubahan adaptasi Misi, Visi, dan Values.
- Dapat dilakukan perubahan dengan melakukan Analisis OTWS (Opportunity/Peluang, Threats/Ancaman, Weaknesses/Kelemahan, dan Strength/Kekuatan)
- Kemudian dilakukan judgement oleh dekanat setelah berkonsultasi dengan seluruh stakeholder untuk perumusan sehingga menghasilkan:
- Misi baru
- Visi baru
- Values baru
Hal-hal ini diharapkan dapat dijadikan arahan untuk perumusan strategi pada proses berikutnya. Pelaksanaan kegiatan ini dilakukan bersama dengan RS Pendidikan dan RS Akademik
Catatan Penting:
Visi, Misi, dan Value fakultas kedokteran akan dijadikan pegangan bagi para pimpinan dan staf Bagian, Program Studi, dan Pusat Kajian untuk merumuskan Misi, Visi, dan values masing-masing. Dengan demikian terjadi proses penurunan (cascading) dari fakultas.
