Workshop Manajemen Proyek Program Pengembangan Eksekutif (PPE) Dekan Fakultas Kedokteran

Hits: 8972

Program Pengembangan Eksekutif
bagi Dekan-Dekan Fakultas Kedokteran
di Indonesia

 

Aplikasi Konsep Manajemen Proyek ke Tantangan Nyata
Workshop pada hari Jumat tanggal 15 Agustus 2014

pengantar Pengantar

Disadari bahwa saat ini proyek mempunyai konotasi buruk karena dianggap sebagai sebuah kegiatan yang hanya mencari untung atau memperkaya diri sendiri. Dalam hal ini proyek adalah sebuah kata netral, dapat baik ataupun dapat buruk. Secara definisi proyek merupakan rangkaian kegiatan yang harus dikelola. Perjalanan hidup sebuah proyek dapat diamati dari fase penyusunan proyek secara konsepsual, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, sampai ke terminasi proyek proyek secara keseluruhan. Hal inilah yang akan dibahas dalam program pengembangan ini. Bagaimana menngelola Proyek Pengembangan FK dengan pendekatan manajemen proyek,

Tujuan Kegiatan:
Setelah mengikuti berbagai sesi dalam pelatihan ini, para peserta diharapkan untuk memahami:
1. Hakekat manajemen proyek dan aplikasinya di Proyek Pengembangan;
2. Proses merencanakan proyek secara konsepsual dan secara teknis.
3. Penetapan Indikator keberhasilan proyek
4. Cara melaksanakan proyek.
5. Cara melakukan monitoring dan evaluasi proyek
6. Cara melakukan terminasi proyek.

Diharapkan para peserta dapat menyelesaikan tugas untuk menyusun Proyek Pengembangan. Berapa lama waktu yang dibutuhkan tergantung pada kompleksitas proyek yang Anda kerjakan. Template tentang Manajemen Proyek silakan KLIK DISINI

Berikut ini adalah rekaman hasil Workshop PPE Dekan : Manajemen Proyek. Anda dapat mengikuti dan mengerjakan tugas-tugas yang ada dengan berpanduan pada video dibawah ini.

Pengantar Manajemen Proyek oleh Prof.dr Laksono Trisnantoro, MSc, PhD

Petunjuk Penugasan : Silakan membaca Modul 1 dibawah ini

Modul 1:

Pengantar Manajemen Proyek

Tujuan Instruksional Khusus

Setelah mengikuti sesi ini diharapkan para peserta mampu untuk:

  • Memahami konsep manajemen proyek

  • Memahami proses manajemen proyek

  • Memahami indikator keberhasilan proyek

Definisi Proyek:

...any undertaking that has definite, final objectives representing specific values to be used in the satisfaction of some need or desire

Definisi Manajemen Proyek:

-----the art of directing and coordinating human and managerial resources throughout the life of a project by using modern management techniques to achieve predetermined objectives of scope, cost, time, quality and participant satisfaction.

Diskusi/ latihan:

  • Apakah Proyek Pengembangan XXXXX termasuk dalam definisi proyek di atas?

  • Apakah Proyek itu?

  • Manajemen proyek difokuskan pada sebuah proyek. Jika anda diminta untuk menjelaskan syarat – syarat suatu proyek, kata – kata apa saja yang ada dalam pikiran anda?

  • Suatu proyek adalah sebuah perangkat proses, sistem dan teknik untuk secara efektif membuat perencanaan dan melakukan pengendalian sumber daya yang diperlukan dalam penyelesaian suatu proyek.

  • Suatu proyek adalah kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas

  • Proyek mempunyai suatu permulaan dan akhiran yang melibatkan manusia untuk mencapai suatu tujuan yang spesifik dengan menggunakan parameter jadual, biaya dan kualitas.

Diskusi/ latihan:

Bagaimanakah pendapat anda? Apakah anda semakin yakin bahwa Pengembangan XXXXX merupakan sebuah Proyek?

Apakah Manajemen Proyek itu?

Manajemen proyek adalah suatu rangkaian proses, sistem dan teknik suatu perencanaan yang efektif dan pengawasan sumber yang diperlukan untuk keberhasilan penyelesaian suatu proyek. Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal

Manajemen Proyek meliputi 2 tujuan:

  • Meningkatkan kemampuan teknis: menghubungkan perencanaan dengan status laporan yang membandingkan apa yang direncanakan dengan kenyataan yang sebenarnya.

  • Meningkatkan kemampuan manajerial: semakin baik kemampuan manajerial seseorang akan semakin baik pula proyek tersebut.

Program Pengembangan manajemen proyek akan mengkonsentrasikan pada aspek teknis dari manajemen proyek, antara lain kepemimpinan partisipative, perencanaan dan pengawasan, kepemimpinan dan komunikasi yang dikonsentrasikan pada aspek manusia.

Apa beda Manajemen Proyek dengan prinsip – prinsip manajemen umum?

Manajemen Proyek berbeda dengan manajemen umum dalam 2 cara yang penting:

  1. Manajemen proyek diterapkan pada suatu proyek yang unik dengan sebuah batas waktu tertentu;

  2. Proyek – proyek seringkali butuh sumber –sumber yang berbasis part – time, sedang departemen – departemen yang permanen atau unit – unit organisasi lain mencoba untuk mengunakan sumber – sumber yang berbasis full – time.

Manajemen Proyek adalah sebuah disiplin!

Keuntungan tambahan menggunakan Manajemen Proyek

Hubungannya dengan manajemen

  • Menyediakan definisi proyek dengan kinerja yang akan dihasilkannya. Hal ini penting agar seluruh dosen, Dekanat, anggota Senat Akademik Fakultas Kedokteran (stakeholders) memahaminya.

  • Menjaga agar Dekan dan seluruh stakeholders mendapatkan informasi tentang kemajuan proyek pengembangan fakultas.

  • Mendorong keterlibatan "stakeholders" karena mereka tahu apa yang sedang terjadi.

Hubungannya dengan proyek

  • Menjadual dokumen dan membuat penelitian yang seksama.

  • Memaksa Manajer Proyek untuk melakukan perencanaan dan mengevaluasinya bersama-sama dengan anggota tim dan Dekanat.

  • Menjaga kedisiplinan yang membantu menghindari luputnya tugas - tugas penting dan mempertimbangkan keseimbangan antara dana, sumber, waktu atau kualitas.

  • Menyelesaikan masalah – masalah potensial tepat pada waktunya untuk melakukan perubahan.

Hubungannya dengan manusia

  • Mempermudah pergantian Manajer Proyek baru dalam suatu proyek.

  • Memfokuskan pada usaha mengatasi masalah yang ditemui dalam perjalanan proyek.

  • Merealisasikan tugas dari pekerjaan – pekerjaan termasuk kemampuan dan waktu yang ada.

Dengan kata lain: Manajemen Proyek akan meningkatkan Komunikasi dan Pengawasan

Diskusi/ latihan:

Keuntungan apa saja jika menggunakan pendekatan Manajemen Proyek pada program Proyek Pengembangan XXXXX?
______________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________
_____________________________________________________

Apa kesulitan yang mungkin akan anda temui dalam menggunakan pendekatan manajemen proyek?

______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________

Manajer-manajer Proyek

Siapa Manajer-manajer Proyek?

Mereka adalah orang yang:

  • Mengorganisir orang-orang dan berbagai sumber daya untuk mendukung tercapainya tujuan, sasaran dan strategi proyek;

  • Merencanakan sumber daya yang dibutuhkan untuk tercapainya tujuan, sasaran dan strategi proyek;

  • Mengidentifikasi dan menggunakan informasi yang relevan untuk mengelola proyek;

  • Mempunyai kepemimpinan dalam mengelola anggota-anggota proyek;

  • Melakukan evaluasi periodik terhadap hasil proyek dan mengarahkan kembali sumber daya agar proyek dapat berjalan seperti yang diharapkan;

  • Menggunakan teknik dan peralatan modern untuk mendukung proses manajemen proyek;

  • Memelihara semangat kerja dan kultur organisasi yang baik;

  • Menjaga agar para pengguna proyek gembira dan mendapat informasi perkembangan proyek;

  • Menjaga agar Dekanat yang menginisiasi proyek mendapat informasi kemajuan proyek.

Diskusi/ latihan:

  1. Untuk Kepala Proyek Proyek Pengembangan XXXXX: Apakah anda termasuk seseorang yang mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan-kegiatan dengan ciri seperti di atas?

  2. Apakah sudah ada timnya? Sebut namanya.

     

Tugas 1 :

  1. Apakah Proyek Pengembangan Anda termasuk dalam definisi proyek di atas?
  2. Apakah Proyek itu?
  3. Manajemen proyek difokuskan pada sebuah proyek. Jika anda diminta untuk menjelaskan syarat – syarat suatu proyek, kata – kata apa saja yang ada dalam pikiran anda?

Tugas 2 :

  1. Keuntungan apa saja jika menggunakan pendekatan Manajemen Proyek pada program Proyek Pengembangan ?
  2. Apa kesulitan yang mungkin akan anda temui dalam menggunakan pendekatan manajemen proyek?

Tugas 3 :

  1. Untuk Kepala Proyek Proyek Pengembangan XXXXX: Apakah anda termasuk seseorang yang mempunyai kemampuan untuk melakukan kegiatan-kegiatan dengan ciri seperti di atas?

  2. Apakah sudah ada timnya? Sebutkan namanya.

 

Video Diskusi dan Pembahasan 2

 Modul 2 Manajemen Proyek. Silakan KLIK

Modul 2:

Penyusunan Proyek secara Konsepsual

Tujuan Instruksional Khusus

Setelah menyelesaikan Modul 2 peserta akan mampu untuk:

  •  Mendeskripsikan pentingnya definisi proyek untuk proses perencanaan

  • Mendiskusikan bagaimana menentukan pengertian umum tentang definisi proyek

  • Menjelaskan apa yang yang harus dimasukkan dalam dokumentasi definisi proyek

Apa Definisi proyek yang benar?

  1. Seperti yang diusulkan Dekan.

  2. Seperti yang telah didesain dalam Terms of Reference

  3. Seperti yang telah ditulis dalam proposal

  4. Seperti yang diharapkan oleh seluruh stakeholders proyek.

Latihan/ Diskusi:

  • Siapa stakeholder proyek pengembangan pandangan mereka?

  • Apa pandangan mereka?

Pendefinisian Proyek

Pendefinisian proyek adalah langkah pertama dalam manajemen proyek. Ini mungkin merupakan langkah yang paling penting. Untuk beberapa proyek manajer hal ini bisa merupakan kontrak kerja yang sah, untuk proyek menejer yang lain, dokumen proyek yang dihasilkan tidak begitu penting. Dengan kata lain adalah membuat suatu komitmen. Ada beberapa langkah yang bisa menuntun kita untuk mendefinisikan proyek.

Urutan aktivitas berikut akan membuat proyek anda berjalan dengan lancar.

  1. Apa masalah yang dihadapi oleh FK anda sehingga perlu Proyek Pengembangan XXXXX. Uraikan dengan jelas sehingga anda yakin.

  2. Apa hasil yang diharapkan dari proyek pengembangan ini terkait dengan masalah yang dihadapi. Jika proyek ini selesai, apa yang akan didapat oleh FK anda.

  3. Apa scenario yang akan terjadi kalau tidak ada Proyek Pengembangan XXX?

Kembangkan beberapa strategi alternative dalam mengelola proyek ini.

Dalam konteks proyek pengembangan, perlu dicermati prisip life cycle lembaga seperti yang telah dibahas pada pertemuan sebelumnya. Berdasarkan teori perkembangan organisasi, sebuah perguruan tinggi dapat digambarkan melalui siklus kehidupan organisasi dengan gambar sebagai berikut:

kinerja organisasi ppe

Gambar 1. Siklus Hidup Perguruan Tinggi

Dengan memperhatikan maka ada pemikiran mengenai berbagai proyek pengembangan. Mengapa perlu pemikiran ini? Berdasarkan pengamatan, sebuah lembaga yang mempunyai puncak tertinggi dalam tingkatan dibanding dengan lembaga sejenis di suatu negara dapat berada pada apa yang disebut sebagai daerah nyaman (Comfort Zone). Para pemimpinnya merasa nyaman dengan situasi yang ada. Akibatnya ada kemungkinan tidak melakukan analisis lingkungan dan kemampuan diri untuk melihat kemungkinan yang terjadi di masa depan. Jika gagal melakukan analisis ini ada kemungkinan pimpinan berada dalam situasi salah memposisikan lembaganya.

Apa yang terjadi? Di persepsi pimpinan, lembaga mungkin dianggap berada dalam kinerja yang baik, namun ternyata sudah berada dalam fase penurunan kinerja. Dalam zone nyaman ini ada kemungkinan pimpinan lembaga merasakan tidak perlu ada program pengembangan. Kehidupan lembaga berjalan datar atau bahkan sebenarnya ada stagnasi yang tidak disadari. Hal ini dapat membahayakan kelangsungan organisasi yang mempunyai siklus hidup seperti manusia.

Diskusi/ Latihan:

Setelah merenungkan hal ini harap anda tuliskan definisi proyek:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Konsep Proyek
Uraikan masalah dalam perkembangan FK anda
Uraikan kebutuhan akan proyek pengembangan dan kemungkinan yang terjadi kalau tidak ada proyek Proyek Pengembangan XXXXX ini.

Hasil Akhir yang Diharapkan
Tujuan proyek pengembangan yang berorientasi pada hasil dalam beberapa tahun/bulan

Kriteria keberhasilan:
Hasil akhir yang dibutuhkan dan diinginkan dan disepakati bersama dengan seluruh civitas akademika

Kemungkinan-kemungkinan

  • Biaya dan sumber dana proyek pengembangan
  • Resiko kegagalan dan keberhasilan proyek pengembangan ini.

Struktur Proyek

Tim manajemen proyek, personalia, dan aturannya

Rencana Komunikasi pelaksanaan proyek.

Pengorganisasian

Tugas: Susunlah dokumen definisi proyek yang anda pimpin seperti yang di atas.

Presentasi Minggu depan:

1) Setelah ada deskripsi, susun sebuah presentasi singkat tentang proyek anda, termasuk:

  • Nama proyek yang anda pimpin.

  • Sasaran dan tujuan yang menggambarkan hasil utama dari proyek

  • Kriteria keberhasilan

  • Ketrampilan yang anda butuhkan. Mengapa anda membutuhkannya, dan anggota yang bertanggungjawab untuk menangani setiap kegiatan.

2) Sajikan pula Perencanaan Kegiatan secara garis besar dan anggarannya yang akan menjadi dasar bagi atasan untuk menyetujui/ menolak.

 Penugasan :

Latihan dan Diskusi 1 :

  1. Siapa stakeholder proyek pengembangan pandangan mereka?

  2. Apa pandangan mereka?

Latihan dan Diskusi 2 :

  1. Apa masalah yang dihadapi oleh FK anda sehingga perlu Proyek Pengembangan XXXXX. Uraikan dengan jelas sehingga anda yakin.

  2. Apa hasil yang diharapkan dari proyek pengembangan ini terkait dengan masalah yang dihadapi. Jika proyek ini selesai, apa yang akan didapat oleh FK anda.

  3. Apa scenario yang akan terjadi kalau tidak ada Proyek Pengembangan XXX?

Latihan dan Diskusi 3 :

1) Setelah ada deskripsi, susun sebuah presentasi singkat tentang proyek anda, termasuk:

  • Nama proyek yang anda pimpin.

  • Sasaran dan tujuan yang menggambarkan hasil utama dari proyek

  • Kriteria keberhasilan

  • Ketrampilan yang anda butuhkan. Mengapa anda membutuhkannya, dan anggota yang bertanggungjawab untuk menangani setiap kegiatan.

2) Sajikan pula Perencanaan Kegiatan secara garis besar dan anggarannya yang akan menjadi dasar bagi atasan untuk menyetujui/ menolak.

 

Video Diskusi dan Pembahasan 3
 
Modul 3 Manajemen Proyek. Silakan KLIK

Modul 3

PERENCANAAN PROYEK

Tujuan Instruksional Khusus:

Setelah menyelesaikan Modul 3, peserta akan mampu untuk:

  • Mengidentifikasikan, menganalisa dan menjelaskan perlunya langkah-langkah penting dalam proyek (Mulai dari Work Breakdown Structure).

  • Menampilkan penjadualan proyek

  • Mendeskripsikan bagaimana membentuk jalur proyek yang efektif dan penganggarannya

PERENCANAAN PROYEK

Perencanaan sangatlah penting dalam manajemen proyek. Perencanaan berarti mendaftar dengan detil apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, lengkap dengan tiga dimensi penting dari kualitas, waktu dan biaya.

Perencanaan yang baik akan Memperlancar Pelaksanaan Tugas

Perencanaan yang berkualitas membutuhkan perhatian secara detil. Tujuan perencanaan adalah untuk memastikan bahwa keluaran dari proyek akan menampilkan apa yang seharusnya ditampilkan. Perencanaan kualitas juga menciptakan kriteria-kriteria dari tampilan yang akan menjadi ukuran dari keluaran saat proyek selesai.

Dua teknik untuk membuat perencanaan kualitas pada saat penentuan tugas adalah Work Breakdown Structure ( WBS ) dan Task Specifications Descriptions

Work Breakdown Structure adalah suatu diagram yang menampilkan seluruh tugas yang harus dilaksanakan untuk menyelesaikan proyek. Work Breakdown Structure menjadi dasar pada pembuatan seluruh garis besar proyek. Jika Work Breakdown Structure tidak baik, maka perencanaan selanjutnya juga akan tidak baik.

Proses

• Membuat Work Breakdown Structure dengan orang-orang yang akan ambil bagian dalam proyek.
• Membagi proyek ke elemen-elemen kerja utama ( level 1 dari penugasan kerja)
• Membagi setiap level penugasan kerja ke tugas yang lebih mendetil ( level 2,3,dan selanjutnya.)

Garis besar

• Bagilah penugasan sampai anda merasa tidak ada yang terlewatkan
• Tidak perlu membagi semua tugas pada level yang sama . jika tugas tersebut telah dilakukan berkali-kali dan telah menjadi rutinitas, tugas tersebut tidak memerlukan banyak level.

Work Breakdown Structure

Diskripsi Spesifikasi Penugasan – dari Work Breakdown Structure , semua spesifikasi harus ditulis unutk seluruh subunit proyek ( biasanya level 2 ) . Buatlah juga identitas dari tugas ( contoh A,B,C ), pemilik tugas (Petugas), dan sesuatu yang dapat menunjukkan bahwa tugas tersebut sudah selesai dikerjakan.

Contoh deskripsi spesifikasi penugasan

No Tugas Tugas Petugas Hasil yang diberikan Indikator

Uraian Tugas

Nama Proyek _________________
Ketua Pelaksana Proyek: ________________
Nama Tugas: _________________
Petugas ________________

Uraian Tugas:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

 

Hasil yang diberikan:

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

 

Kriteria Kinerja

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

MENGEMBANGKAN PEN-JADWAL-AN

Sebuah jadwal mencerminkan susunan dimana tugas-tugas direncanakan pada suatu grafik kalender skala waktu. Jadwal tersebut juga dikenal sebagai Grafik Gantt, karena Henry Gantt, insinyur industri yang mengenalkan prosedur tersebut pada awal 1990-an. Masing-masing langkah dalam suatu proyek direpresentasikan dengan suatu garis yang ditempatkan dalam suatu grafik dalam periode waktu saat proyek tersebut dipindah tangankan. Pada saat terselesaikan, Grafik Gantt menunjukkan arus dari aktivitas-aktivitas dalam rangkaian kerja demikian juga aktivitas-aktivitas yang dapat tertingggal pada waktu yang sama.

Akan dibahas dengan Microsoft Project.

Diskusi/ Latihan

Gunakan teknik-teknik sumber-sumber daya yang ada untuk menentukan alokasi pekerjaan di anda sendiri sebagai penanggung-jawab proyek dan dalam team proyek anda.

Instruksi-instrusi Latihan:

1) Kalkulasikan allokasi usaha individu dengan cara membagikan tugas untuk masing-masing tugas. Uraikan dengan detil.
2) Tulis Allokasi Tugas Individu diatas pada Grafik Gantt.
3) Jumlahkan allokasi anda untuk tiap-tiap minggu dari proyek tersebut pada Grafik Gantt anda, dibagian bawahnya.

PENYUSUNAN ANGGARAN PROYEK PENGEMBANGAN

Ada beberapa alasan untuk melakukan perencanaan secara hati-hati untuk biaya proyek. Suatu perencanaan yang bagus meliputi identifikasi dari sumber-sumber perbekalan dan material, dan penelitian yang cermat ini membuktikan bahwa biaya masih realistik. Fungsi utama dari suatu anggaran yang baik adalah untuk memonitor biaya-biaya dari suatu proyek sementara hal ini masih dalam pengembangan, dan untuk menghindari terlalu banyaknya biaya.

Ketidak akuratan dalam penganggaran tidak mungkin dielakkan, tetapi hal tersebut tidak harus menjadi konsekuensi akan kurangnya pekerjaan pada rencana awal. Sasarannya adalah supaya bisa se-realistik mungkin.

Anda tidak bisa menafsirkan biaya untuk proyek anda sampai anda tahu berapa lama proyek itu akan membutuhkan waktu untuk penyelesaiannya, selama waktu kerja secara khusus merupakan biaya item yang paling berarti. Namun demikian, gunakan Work Breakdown Structure dan jadwal proyek sebagai titik awal untuk pengembangan anggaran proyek anda.

Komponen-Komponen Biaya:

  • Pekerja

  • Overhead

  • Material

  • Perabotan-perabotan

  • Umum dan Administratif

Definisi Komponen-Komponen Biaya

Pekerja: Upah-Upah yang dibayarkan untuk semua staff secara langsung bekerja pada proyek untuk waktu yang dihabiskan untuk itu.

Overhead: Biaya untuk pajak penghasilan dan keuntungan untuk masing-masing pekerja yang secara langsung bekerja pada proyek tersebut untuk waktu yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Biasanya dikalkulasikan sebagai suatu presentase dari biaya untuk pekerja secara langsung.

Material: Biaya dari hal-hal yang dibayar untuk kegunaannya pada proyek. Meliputi hal-hal seperti kayu, semen, besi, paku, sekerup, keling, baut, dan cat.

Perabotan: Biaya untuk peralatan, piranti, perabotan-perabotan kantor, dsb., yang diperlukan dalam proyek. Jika sesuatu mempunyai kegunaan dalam kelangsungan proyek, biayanya harus dibagi rata.

Sewa Peralatan: Biaya untuk penyewaan peralatan semacam piranti, kompressor, derek, truk, dsb., yang digunakan untuk proyek.

General dan Administratif: Biaya untuk managemen dan layanan tambahan seperti halnya pembayaran, penjumlahan, sekretariatan, dsb., untuk waktu yang ditujukan untuk proyek. Biasanya dihitung sebagai suatu presentasi dari biaya proyek.

Diskusi/ Latihan:

Susun anggaran proyek anda dan sumber pendanaannya.

 

Workshop 2: Microsoft Project. (Kamis 21 Agustus 2014)


Workshop 3: Penyajian hasil I (Akhir Agustus 2014)
diikuti dengan.

Sesi 4:
Modul 4. Pelaksanaan Proyek (Struktur Organisasi dan SDM Proyek).
Modul 5. Sistem Kontrol Proyek
Modul 6. Mengakhiri Proyek

Diharapkan pada akhir Agustus sudah ada Proposal Proyek lengkap. Target akhir penyelesaian adalah pada bulan....... (tergantung masing-masing proyek)